שירותי מזכירה אישית - הפתרון המושלם לעסקים קטנים

שירותי מזכירה אישית הם לא פריבילגיה רק של מנכ״לים בחברות ענק, להפך, דווקא בעלי עסקים קטנים ומנהלים עצמאיים הם אלה שזקוקים למענה הזה הכי הרבה. רוצים לשלב כזה בעסק שלכם? כך תעשו את זה נכון

שירותי מזכירה אישית משנים את התמונה לבעלי עסקים קטנים. בגדול, מדובר בשירות שכולל מענה טלפוני, תיאום פגישות, טיפול במיילים, מעקב אחרי משימות, ניהול יומנים, סינון פניות, תיאום ספקים ועוד, בדיוק כמו מזכירה במשרד, רק שהכול מתבצע מרחוק ובלי צורך בגיוס עובדים.

סוגי העסקים שמשתמשים בשירות הזה משתנים, יש רואי חשבון ועורכי דין שמעמיסים על עצמם עבודה אדמיניסטרטיבית בלי סוף, יש קוסמטיקאיות ומאמני כושר שלא יכולים להפסיק אימון או טיפול כדי לענות לטלפון, ויש גם יזמים ובעלי חנויות אונליין שצריכים שמישהו ינהל את הבלאגן.

מה שמשותף לכולם זה שהם מבינים שזמן שווה כסף, וכשהם עסוקים ב"לסדר יומן" במקום בלתת שירות או למכור, העסק פשוט נתקע.

מהי מזכירה חיצונית ואיך היא יכולה לעזור לעסק שלכם?

כאן בדיוק נכנסת לתמונה מזכירה חיצונית, שירות במיקור חוץ שנותן מענה מקצועי, מדויק ובעיקר שקט נפשי. מזכירה חיצונית לא דורשת שולחן, מחשב או חוזה עבודה. השירות מתבצע על ידי מוקדנים או נציגות שמוכשרות לעבוד מול לקוחות, ומכירות את העסק, את השירותים שלו ואת סדר היום של הלקוח. הן עונות בשם העסק, מתאמות, מתעדפות ומנהלות, והכול קורה בזמן אמת, בלי תלות בעובדת פיזית שנמצאת או לא נמצאת במשרד.

היתרונות ברורים: אין עלויות של ביטוח לאומי, פנסיה או חופשות, אין צורך לגייס ולהכשיר מישהו, ולא צריך לדאוג למי מחליף כשיש חופשת לידה או שפשוט נמאס לה מהעבודה. שירות אדמיניסטרטיבי לעסקים במיקור חוץ כמו זה של מזכירה חיצונית חוסך עשרות שעות בשבוע, והעלות שלו נמוכה משמעותית משכר חודשי של עובדת משרדית.

בנוסף, יש הרבה יותר גמישות, אם יש תקופות רגועות אפשר להוריד פעילות, ואם יוצאים בקמפיין או לקראת חג, אפשר להוסיף בלי למצמץ.

השירות מתאים לכל עסק שיש בו פניות, גם אם זה חמישה טלפונים ביום

עסקים קטנים במיוחד מרוויחים ממנו כי אין להם את הפריבילגיה לפספס שיחה, לפספס תיאום או לגרום ללקוח להתייאש. שירותי מזכירה אישית נותנים לעסק תחושת מקצועיות, סדר ובקרה, גם כשהבעלים רץ מלקוח ללקוח או נמצא בשטח.

מה שמשפיע על המחיר של השירות הוא היקף העבודה: כמה שיחות יש ביום, האם יש צורך גם בניהול יומן או רק מענה, האם השירות פועל 24/7 או רק בשעות הבוקר, והאם מדובר באנשי צוות קבועים שמלווים את העסק לאורך זמן.

כך תבחרו את השירות הנכון לעסק

כדי לבחור נכון, חשוב לבדוק שהשירות כולל צוות קבוע ולא מוקד אנונימי, שיש מעקב אחרי שיחות ודיווחים ברורים, שהמזכירה מבינה את התחום הספציפי של העסק (למשל, יש הבדל בין עו"ד לבין קוסמטיקאית), ושיש אפשרות להתאים את השעות והפלטפורמות (טלפון, מייל, וואטסאפ).

דוגמה מצוינת לזה היא שירותים כמו של וויטוק, שמספקים שירות אדמיניסטרטיבי לעסקים מכל הסוגים, בהתאמה מלאה, עם יחס אישי ומקצועיות של מוקד מנוסה. נסו ותראו בעצמכם.

בסופו של דבר, שירותי מזכירה אישית הם לא מותרות, הם מהלך חכם שמאפשר לעסק קטן להיראות גדול, להישמע מקצועי, ולהתנהל בסדר מופתי, גם כשהבעלים נמצא כל היום בדרכים. מזכירה חיצונית עושה סדר בבלאגן, ומשאירה לבעל העסק את הזמן לעשות את מה שהוא באמת אוהב.